Digital Administration

Digital Administration ist weit mehr als die papierlose Verwaltung oder papierlose Fabrik. Mit der Digitalisierung der administrativen Prozesse erhöht sich die Schlagkräftigkeit Ihrer Organisation! Schlanke Geschäftsprozesse versprechen Kundenorientierung, Prozess- und Informationsbeschleunigung, Transparenz und resultierend daraus letztlich die Reduzierung der indirekten Kosten eines Unternehmens.

Um Unternehmensprozesse nachhaltig zu verändern, bedarf es zunächst eines Process Reengineerings und der Anwendung von bewährten Lean-Methoden. Komplexe administrative Prozesse müssen in kleine beherrschbare Teilprozesse „fraktioniert“, optimiert und anschließend zusammengefügt werden. Durchgängige Prozesse werden durch die Vermeidung von Medienbrüchen, die Digitalisierung der Dokumente, die Aufbereitung und Verfügbarkeit von Informationen und die (Teil-)Automatisierung von Abläufen sichergestellt. Die Transparenz mittels Process Mining hilft nicht nur bei der Gestaltung, sondern auch anschließend beim Prozesscontrolling und der Sicherstellung der Nachhaltigkeit.

Papierlose Verwaltung und Fabrik längst nicht umgesetzt!

Die Digitalisierung hat längst alle unternehmerischen Prozesse erreicht. Dennoch lässt sich in Betrieben ernüchternd feststellen, dass Organisationen, trotz Einsatz von ERP, CRM & co, vom papierlosen Arbeiten noch weit entfernt sind. Dabei profitieren alle Abteilungen eines Unternehmens wie Einkauf, Customer Service oder Produktion von einer Umstellung auf digitale Verwaltungsprozesse.

Sobald alle für den Geschäftsbetrieb relevanten Dokumente digital aufbereitet und ins System eingepflegt wurden (Dokumentenmanagement), stehen sie allen Bearbeitern im Unternehmen jederzeit zur Verfügung – verlustfrei und genau dann, wenn sie gebraucht werden. Dokumente werden zu Informationen! Dies beschleunigt die Informationsprozesse im Unternehmen und ermöglicht gleichzeitig eine noch zielführendere Gestaltung (Enterprise Information Management). Gelingt die Etablierung einer funktionierenden Digital Administration im Unternehmen, können digitalisierte Geschäftsprozesse über Workflows organisiert werden. Die Benefits liegen auf der Hand: Abläufe werden automatisierbar, Abweichungen zeigen sich eher und können schneller korrigiert werden.

Digitalisierung und Verwaltung mit System

Die elektronische Dokumentenverwaltung über Dokumentenmanagementsysteme sorgt dafür, dass alle eingehenden Dokumente wie Rechnungen, Briefe oder Ähnliches in elektronischer Form vorliegen. Schriftstücke in Papierform müssen dafür nach dem Posteingang aufbereitet werden. Durch die Verknüpfung mit einem individuellen QR-Code kann man sie z. B. jederzeit problemlos wiederfinden.

Die Dokumentendateien werden an einem zentralen Ort zusammengeführt und dort in einem Ordnersystem gespeichert, meist sortiert nach Kunden oder Aufträgen/Vorgängen. Danach sind sie für alle Abteilungen im Unternehmen abrufbar. Aus Gründen der Datensicherheit sollte ein Backup der gespeicherten Daten vorliegen, am besten in der Cloud. Damit werden auch die gesetzlichen Anforderungen an die Mindestaufbewahrungsdauer von Dokumenten erfüllt.

Enterprise Information Management Systeme (EIM) für die Aufbereitung und Verfügbarkeit von Informationen

Damit die in den Dokumenten enthaltenen Daten einfach und automatisiert nutzbar sind, wird spezielle Software für FiBu, ERP oder CRM eingesetzt, die diese Daten extrahiert und über Schnittstellen an die passenden Softwareumgebungen weiterreicht. Schon dieser einfache, häufig wiederkehrende Vorgang trägt zur grundsätzlichen Intention des EIMs bei: Prozesse werden automatisiert und standardisiert.

Ziel ist es, die Daten so zu filtern und zu vernetzen, dass dem jeweiligen Sachbearbeiter ein Maximum an relevanter Information bei minimalem Rechercheaufwand zur Verfügung steht. Damit wird eine signifikante Prozessverbesserung erreicht. Das EIM fungiert im Unternehmen als virtueller Organisator, der die Daten aufbereitet und transparent zur Verfügung stellt.

Digitale Prozesse und Workflows – die Automatisierung von (Teil-)Prozessen

Wenn digitale Prozesse im Unternehmen durchgängig ablaufen, dann spart dies Zeit und erhöht gleichzeitig Informationsdurchsatz sowie -austausch. Grundvoraussetzung dafür ist die Vermeidung von Medienbrüchen, die immer dann eintreten, wenn eine Information verloren gegangen oder nicht gleich auffindbar ist und die digitale Weiterverarbeitung ins Stocken gerät.

Vermeiden lässt sich das zum einen durch fundiertes, professionelles Dokumenten- und Informationsmanagement und zum anderen durch IT-Workflows. In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung werden digitale Prozesse in Workflows eingebunden – das Arbeiten erfolgt in festen, wiederkehrenden Abläufen. Die Workflows können auch so gestaltet werden, dass bei Nichterfüllung bestimmter Meilensteine oder Prozessschritte der entsprechende Sachbearbeiter informiert und erinnert wird. Damit die digitalen Workflows optimal zum Einsatz kommen können, müssen alle noch analog organisierten Prozesse neu gedacht und entwickelt werden.

Nicht zu vergessen ist auch der Einsatz von webbasierten Lösungen/Plattformen zur Steigerung der Kommunikationseffizienz, zur Verbesserung des Wissensaustauschs und zur Verbesserung der Zusammenarbeit. Dazu zählen Intranet-Portale und Aufgabenticketsysteme.

Process Mining für die Konzeptionierung und zur Sicherung der Nachhaltigkeit

In der Konzeptionsphase werden solche Prozesse mittels Flussdiagrammen visualisiert und analysiert. Hier bietet Software für das Process Mining in digitalisierten Umgebungen eine gute Option: Das System erkennt Spuren aller vorhandenen, abgelaufenen Prozesse, Belege und Transaktionen, kategorisiert und ordnet sie, um danach die einzelnen Prozesse zu visualisieren und die Grundlage für die Abschätzung von Optimierungspotenzialen bereitzustellen.

Indem man Prozesse mappt, visualisiert und auswertet, kann man sie beherrschen. Process Mining resultiert in transparenten Abläufen, bei denen Abweichungen vom Soll umgehend erkannt werden. Einkaufs- und Entwicklungsprozesse, After-Buy- oder Buchhaltungsprozesse lassen sich so optimal steuern.

Positive Effekte der Digital Administration

Wichtige Vorteile von Digital Administration sind ein enormes Plus an Transparenz und Verfügbarkeit. Prozesse können standardisiert und automatisiert werden. Dank der Umstellung auf regelbasierte Abläufe erhalten viele Unternehmen erstmals ein umfassendes Bild der einzelnen Prozessschritte und des Gesamtprozesses.

Weitere Vorteile sind die Beschleunigung von Abläufen, erweiterte Steuerungs- und Korrekturoptionen und in der Summe deutliche Kosteneinsparungen. Darüber hinaus setzt die Digitalisierung der Administration zeitliche Ressourcen bei den Mitarbeitern frei, die sich so strategischen und konzeptionellen Aufgaben widmen können.