Digital Order Management

Papierlos und fast mit Lichtgeschwindigkeit

Online im virtuellen Produktkatalog blättern, das gewünschte Produkt sogleich per Mausklick bezahlen und kurz darauf den voraussichtlichen Wareneingang erfahren: Was im B2C-Bereich längst Routine ist, ist auf der B2B-Ebene nach wie vor mit bürokratischen Prozessen, prall gefüllten Aktenordnern und kostspieligen Archiven verbunden. Dabei bietet kaum ein Element der Digitalisierung derart hohe und praktisch sofort sichtbare Effizienzgewinne wie die elektronische Abwicklung von Kundenaufträgen und Lieferantenbestellungen. Und quasi nebenbei sorgt eine digitalisierte Auftragsabwicklung auch noch für drastisch reduzierte Papierberge und minimalen Ablageaufwand.

Beauftragung, Auftragseingang, Auslieferung, Service und Rechnungsstellung - dank einer durchgängig automatisierten Prozesskette zeigt Digital Order Management vielfältige Wirkungen:

  • Verkürzte Durchlaufzeiten von der Bestellung bis zur Auftragsbestätigung
  • Gesteigerte Performance aller Bestellvorgänge
  • Schnellere Reaktion auf Anfragen oder Änderungswünsche
  • Kostenvorteile und erhöhte Produktivität durch verringerten Verwaltungsaufwand

Einzelschritte verknüpfen und harmonisieren

Digital Order Management harmonisiert bereits vorhandene Tools (zum Beispiel ERP-Systeme) zu einer einheitlichen Umgebung und verwandelt bis dato separate - und häufig noch manuelle - Einzelschritte in automatisierte Abläufe. Einen Schwerpunkt bildet dabei die volle Ausschöpfung der Potenziale von EDI-Lösungen: Obschon „Electronic Data Interchange“ vielfach praktiziert wird, bleiben die meisten vorhandenen Anwendungen noch deutlich hinter den Möglichkeiten zurück. EDI ermöglicht es Unternehmen, Daten aus dem eigenen ERP-System in standardisierte E-Dokumente zu verwandeln (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Artikelkataloge) und sekundenschnell mit Kunden und Lieferanten auszutauschen.

Für Großkunden oder bei der Serienbelieferung bietet Digital Order Management zielgruppengerechte Lösungen zur Verknüpfung der beidseitigen EDI-Systeme, sodass rechtssichere Geschäftsdokumente schnellstmöglich (und papierlos) allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Kleine oder mittelgroße Kunden werden über B2B-Plattformen nach dem Vorbild klassischer Online-Shops eingebunden, wobei sich die eingesetzten E-Commerce-Systeme nahtlos in vorhandene IT-Strukturen inklusive ERP einfügen. Über das eigentliche Digital Order Management hinaus, können die entsprechenden Plattformen bei Bedarf auch Bereiche wie CRM oder Produktdatenmanagement integrieren; im Ergebnis entstehen ganzheitliche Lösungen zur Kundenbetreuung, die neben der Auftragsbearbeitung auch kontextbezogenes Marketing und umfassende Serviceleistungen bieten.

Höhere Zuverlässigkeit und verbessertes Risikomanagement

Im Bestellwesen senkt Digital Order Management mit Tools zum E-Procurement und zum E-Invoicing sowohl Kosten als auch Aufwand, indem sämtliche Vorgänge bis hin zur Zahlungsabwicklung automatisiert und elektronisch ablaufen. Damit verbunden sind deutliche Effizienzsteigerungen im Risikomanagement: Liefertermine oder mögliche Engpässe werden automatisch und zeitnah kommuniziert, sodass Produktionsprozesse bei Bedarf schnell angepasst und Kunden über eventuelle Änderungen zeitnah informiert werden können. Digital Order Management trägt dazu bei, ungeplante Unterbrechungen der Lieferkette zu vermeiden und stärkt die Zuverlässigkeit auf sämtlichen Ebenen der Wertschöpfungskette.

Niedrigere IT-Kosten und strategischer Nutzen

Verringerter Arbeitsaufwand und reduzierter Papierbedarf einerseits, sorgt Digital Order Management andererseits auch für niedrigere IT-Kosten: Statt die nötigen Software-Tools auf eigenen Systemen zu betreiben und zu warten, stehen schon heute vielfältige Lösungen als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud zur Verfügung. Und über einzelne und bilaterale Auftrags- und Bestellvorgänge hinaus, wird Digital Order Management künftig auch einen wertvollen Beitrag zur Unternehmensstrategie leisten: Angereichert um Informationen aus externen Quellen (Social Media, Nachrichtenplattformen oder makroökonomische Wirtschafts- und Finanzdaten) lassen Big-Data-Analysen dann frühzeitig erkennen, ob Lieferanten angesichts von Rohstoffengpässen womöglich gewechselt werden müssen - oder politische Veränderungen in bestimmten Regionen veränderte Auftragseingänge nach sich ziehen.